La formation à la compliance est un exercice nouveau.
Sous l’impulsion de la loi du 9 décembre 2016, beaucoup de sociétés ou d’organismes publics sont confrontés à l’obligation légale de mettre en place une formation des « personnels les plus exposés aux risques de corruption ».
En pratique on découvre rapidement qu’il est dommage de se limiter à la seule prévention de la corruption mais qu’une formation à la compliance peut englober d’autres aspects :
– techniques comme les pratiques restrictives de concurrence….
– mais surtout comportemental : la formation à la compliance est conditionnée par l’acceptation des intéressés pour faire évoluer leur comportement individuel.
Plus que beaucoup d’autres la formation à la compliance ne se limite pas à l’apprentissage d’une technique, c’est aussi une TRANS-FORMATION du comportement des collaborateurs.
Transformation car elle doit être
– acceptée par l’intéressée
– pérenne
– répondre à une obligation de résultat : les enjeux sont trop importants pour se limiter à un rappel des règles.
Tout le monde partage ces objectifs mais comment les atteindre ?
Voici 5 propositions issues de l’expérience de la formation à la compliance d’environ 4.000 personnes que nous avons menées dans des secteurs d’industrie très divers et sur tous les continents.
Proposition N°1 : utiliser le numérique et le présentiel de manière complémentaire
E-learning et présentiel sont souvent opposés, particulièrement avec une arrière-pensée budgétaire.
En pratique, les deux sont indispensables et complémentaires et ce, pour tous les collaborateurs.
Le présentiel est l’outil pour créer un dialogue avec les collaborateurs ; il est le seul à fonctionner dans les deux sens et il donne l’occasion unique de recueillir les réactions des participants ; le numérique est le seul moyen de proposer une information permanente, toujours remise à jour. La formation à la compliance fonctionne en tandem avec une information régulière qui doit irriguer l’ensemble du programme.
Exemple pratique : l’envoi par messagerie des règles à connaitre et la signature électronique pour marquer son adhésion est beaucoup plus efficace si elle est faite après, une formation. De manière logique le taux d’adhésion des collaborateurs à des principes qui lui ont été présentés et qu’il a pu commenter, est beaucoup plus élevé.
Proposition N°2 : Concevoir la formation autour du métier des participants
L’essence de la compliance est de structurer l’activité professionnelle.
Le sujet est donc l’activité professionnelle, ce n’est pas la compliance ou une règle juridique, c’est le métier, le secteur d’activité des participants.
Exemple pratique : Les formations présentielles sont assurées en majorité par des formateurs qui ont une expérience du management et pas nécessairement une compétence juridique La crédibilité du message est grandement augmentée quand il est porté par des interlocuteurs qui ont une expérience des enjeux opérationnels. Il peut s’agir de formateurs externes ou de cadres de l’entreprise s’ils peuvent dégager assez de temps pour se former.
Proposition N° 3 : Formation et information fonctionnent ensemble
C’est ici que le digital joue un rôle essentiel. Un site internet peut présenter l’ensemble du programme de compliance et permettre aux collaborateurs de se former.
L’avantage de ce média c’est qu’il peut être actualisé en permanence et diffuser une information d’actualité.
Pour cela il est très recommandé de ne pas utiliser l’intranet qui est un outil fermé alors que le programme de conformité est par définition ouvert sur l’extérieur et gagne à être confronté au regard de toutes les parties prenantes : clients, fournisseurs.
Un site externe peut donc parfaitement présenter toute la politique de l’entreprise et inviter les collaborateurs à tester leurs connaissances.
Détail pratique : en ayant la main directement sur un site externe, le responsable de la compliance maitrise sa mise en jour et peut réagir de manière beaucoup plus rapide à l’évolution des besoins.
Proposition N°4 : ne pas opposer présentiel / e-learning pour des raisons de coûts
C’est une tentation fréquente : « pour toucher tous les collaborateurs rapidement à un cout abordable il n’y a que le e-learning ».
Si l’on prend en compte tous les éléments, le digital n’est pas bon marché et, à l’inverse organiser sur un site 5 sessions de formation en une journée ou intégrer la formation dans un réunion de management est plus une question de décision managériale qu’une question de coûts …. Ce qui nous amène à une dernière proposition
Proposition N°5 Le Top Management est une composante essentielle de la formation
La TRANS-FORMATION ne peut pas se déléguer à des missi dominici ; seul le responsable de l’organisation peut délivrer le message clé, par exemple : « je suis prêt à renoncer à un budget pour refuser des pratiques douteuses car je place l’intégrité au-dessus de tous les autres objectifs ».
Exemple pratique :
Bien sur le CEO ne peut pas assister à toutes les sessions de formation, mais là encore le digital vient soutenir la formation classique.
L’année dernière, nous avons animés une trentaine d’animations un peu partout en France ; pour chacune de ces sessions le DG s’est rendu disponible pour intervenir au milieu de la session en communiquant avec son smartphone ou son PC, 10 minutes de présence en direct pour délivrer le message clé et pour illustrer par l’exemple que l’intégrité est au cœur de son activité opérationnelle.